こんにちは。三重県の中小企業診断士で経営支援、組織研修や業務改善研修をしていますエスモットです。
パソコンのデスクトップにファイルが溢れていたり、「あのファイル、どこに保存したっけ？」と探す時間が積み重なっていたり――。こうした「デジタルの整理整頓」の悩みは、業種を問わず多くの経営者・スタッフが抱えています。
三重県内の中小企業を中心に、5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）の考え方を取り入れた業務改善支援を行っている中小企業診断士の数本優です。今回は、現場で実際に取り組んでいる「デジタル2S（整理・整頓）」のセッションについてご紹介します。
デジタル2Sとは
デジタル2Sとは、パソコン内のファイルやフォルダを対象に、「整理（不要なものを取り除く）」と「整頓（必要なものをすぐ取り出せる状態にする）」を進める取り組みです。現場の5S活動と同じ考え方を、PC上のデータに当てはめたものです。
単に「綺麗にする」ことが目的ではありません。デジタル2Sを通じて、業務の進め方や判断基準そのものを見直すきっかけになる点が、最大の価値だと考えています。
セッションで扱う3つのポイント
① 命名規則
ファイル名・フォルダ名のつけ方には、その人・その会社の「何を重視しているか」が表れます。日付を先頭につけるか、プロジェクト名を先頭につけるか――どちらが正解というわけではなく、「自分たちの業務において、何で検索したくなるか」を考えることが大切です。
② 削除するときの判断基準
「このファイル、消していいのかな…」と迷って、結局残してしまう。これが積み重なって、デジタル上の“もの”が増えていきます。
デジタル2Sのセッションでは、削除するかどうかを決める作業そのものより、「なぜ削除すると判断したのか、その時どう考えたか」を一緒に振り返ることを重視しています。この振り返りの中に、その人・その会社が大事にしている価値観が見えてきます。
③ フォルダやファイルの順番
フォルダの並び順、よく使うファイルを上に置くか・カテゴリ別に分けるか。これも、日々の業務の中で「何にすぐアクセスしたいか」「何を優先しているか」を反映しています。
なぜ「自分で考える」ことに意味があるのか
これらの作業は、診断士が代わりにルールを決めて「これに従ってください」と伝える方が、一見早く終わります。しかし、デジタル2Sのセッションでは、あえてご本人・社内のメンバーに考えていただくプロセスを大切にしています。
命名規則をどう決めるか、何を消すか、何を残すか、どの順番で並べるか――これらを自分で考えることで、「自分（自社）は何を大事にしているのか」という価値観への気づきが生まれます。この気づきは、ファイルの整理だけでなく、日々の業務判断や経営の優先順位づけにもつながっていきます。
まずは1日5分から
「整理整頓」と聞くと、まとまった時間を確保しないとできないイメージがあるかもしれません。しかし、デジタル2Sは1日5分から始められます。
- 今日使ったファイルを、適切な場所に移動する
- 明らかに不要なファイルを1つだけ削除してみる（その理由を一言メモする）
- よく使うフォルダの並び順を少し変えてみる
小さな積み重ねが、業務効率だけでなく、自分自身や組織の価値観に気づくきっかけになります。
三重県内でデジタル2Sにご興味のある方へ
三重県・名張市を中心に、中小企業・個人事業主の方向けにデジタル2Sのセッションを行っています。「ファイルが多くて困っている」「社内でルールを統一したい」という方は、お気軽にご相談ください。
【お問い合わせ】
エスモット（中小企業診断士・数本優）まで、お気軽にご連絡ください。
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