人と組織の支援を通じて笑顔を生み続けるパートナー エスモットです。
先日、ある企業様から「顧客管理のフォーマットをイイ感じにしたい」というご相談をいただきました。
一見シンプルな要望に見えるこのリクエストですが、実際には業務の本質的な課題に触れるきっかけとなる貴重な時間となりました。
本記事では、その実例をもとに、業務効率化の裏にある「潜在的な課題」に気づく大切さについてご紹介します。
一見シンプルな「フォーマット修正」の依頼
ご相談いただいたのは、顧客管理のExcelフォーマットに関する内容でした。
「もっと見やすく、あとから分析しやすい形にしたいんです」
このような“イイ感じにしたい”というご要望は、実は多くの現場で聞かれます。
その背景には…
- データが見づらく、入力ミスが起こりやすい
- 情報が一元化されておらず、分析に時間がかかる
- フォーマットを扱う担当者によって管理の精度がばらつく
といった、日々の業務の“ちょっとした不便”が積み重なっていることが多いのです。
提案したExcel改善のポイント
対応にあたっては、以下のような改善提案を行いました。
- 関数を使って、自動で集計・分類される仕組みを構築
- 条件付き書式を設定し、視認性を向上
- 入力ミスを防ぐためのデータバリデーションを追加
- データの抽出や分析がしやすいよう、項目の整理・整列
結果として、たった1時間の作業で、今後の何十時間もの業務時間を削減できる仕組みが完成しました。
クライアントからは「これだけで本当に助かります！」と、非常にありがたいお言葉をいただきました。
本当の成果は「潜在的な課題の表出」
今回のサポートの本質は、単にExcelを整えたことだけではありません。
作業を終えたあと、何気なく「他に困っていることはありませんか？」と尋ねたところ…
「そういえば…実は他にも変えたいと思っていたことがあって…」
という返答が返ってきました。
これは、「目の前の課題が解消されたからこそ、次の本音が出てきた」という状態です。
つまり、最初に見えていた“課題”は氷山の一角にすぎず、その下には多くの未解決の業務改善ニーズが眠っていたのです。
本当に提供している価値
今回の対応を通じて改めて感じたのは、私が行っているのは単なる「作業代行」ではない、ということです。
- 表面的な“困りごと”を整える
- その先にある“潜在的な課題”に気づく
- 気づいた課題を言語化し、一緒に解決策を考える
これはまさに、「対話による伴走支援」のスタイルです。
クライアントからも
「こういうことで困ってる人、絶対に他にもいますよ。もっと知ってほしいです！」
という言葉をいただき、本当に嬉しく思いました。
専門家派遣制度を活用しています
ちなみに、今回の対応は専門家派遣制度を利用して伺いました。
「ちょっとした困りごとだけど、自社だけではなかなか改善できない…」
そんな時にこそ、この制度が活用できます。
- 相談ベースでもOK
- 短時間の訪問で効果大
- 補助制度の利用でコスト負担を抑えられるケースも
「誰に相談すればいいかわからない」
「作業時間を減らして、もっと価値ある時間を増やしたい」
そんな方にぴったりの制度です。
小さな改善の先にある“大きな変化”
「フォーマットをイイ感じにしたい」という一見シンプルな要望から始まった今回の対応。
しかし実際には、業務全体の効率化、課題の可視化、そして経営改善につながる第一歩となりました。
私たちは、こうした「ちょっと困った」をきっかけに、企業の中にある潜在的な課題に気づき、言語化し、解決に向かうサポートをしています。
✅ 業務の“めんどくさい”を解消したい方へ
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